Veille RappelConso, registre de lots, dossier de retrait
Le flux ouvert de la DGCCRF est relu toutes les 4 minutes, filtre sur vos fournisseurs, vos marques et vos familles de produits. Delai median entre la publication du rappel et le SMS recu derriere le comptoir : 9 min 40.
Veille filtree a 0 euro Registre conserve 3 ans Affichette et courrier DDPP en 3 clics
Le constat
Un rappel n arrive presque jamais par votre fournisseur. Il arrive par un client qui a lu la presse, par un confrere sur un groupe de professionnels, ou par l inspecteur qui pousse la porte trois semaines plus tard.
La DGCCRF publie chaque annee plusieurs centaines de fiches de rappel sur les produits laitiers au lait cru et les produits de charcuterie prets a consommer. Listeria monocytogenes sur une croute lavee, Escherichia coli producteur de shigatoxines sur un lait cru de vache, salmonelles sur un lot de rillettes : le motif change, la mecanique est toujours la meme. Le producteur ou l affineur declare, la fiche part sur RappelConso, et le revendeur decouvre l information avec un jour ou deux de retard.
Pendant ce temps, le lot concerne est encore en vitrine, deja tranche, parfois deja vendu a des clients dont vous connaissez le nom. L article 19 du reglement 178/2002 vous impose alors trois choses : retirer le produit, informer vos clients, et prevenir l autorite competente. Ce n est pas une option, ce n est pas une recommandation de la profession, c est une obligation dont vous etes personnellement responsable en tant qu exploitant du secteur alimentaire.
Le probleme n est pas de vouloir bien faire, il est de pouvoir le prouver. Le jour ou l inspecteur de la direction departementale de la protection des populations demande ce que vous avez fait le 14 mars a 10 heures, une pile de bons de livraison carbone dans un classeur ne repond pas. Un registre de tracabilite amont et aval, horodate et scelle, repond en une page.
La suite est connue de tous ceux qui l ont vecue. Avertissement, mise en demeure, contre visite, et dans les cas ou le retrait n est pas demontre, fermeture administrative de quelques jours. Une fermeture de trois jours en periode de fetes coute davantage a une cremerie qu une decennie d abonnement a un outil de tracabilite.
La procedure
Rien a saisir chaque matin, rien a cocher chaque soir. Vous declarez une fois vos fournisseurs, puis vous photographiez vos bons de livraison a la reception. Le reste se declenche seul le jour ou un lot vous concerne.
Trois minutes suffisent pour lister vos affineurs, vos salaisonniers, vos grossistes, les marques que vous revendez et les familles de produits que vous travaillez. C est la seule saisie obligatoire de la formule gratuite.
Un appariement souple compare chaque fiche publiee a votre profil : denomination, marque, conditionnement, categorie. Quand la correspondance est probable, le SMS part immediatement, de jour comme le samedi matin.
Vos receptions sont dans le registre, photographiees ou importees. L outil rapproche le numero de lot rappele de ce que vous avez reellement recu, et distingue le lot encore en vitrine du lot deja vendu.
Affichette au format reglementaire prete a imprimer, courrier de notification a la DDPP de votre departement, chronologie horodatee des actions et liste des clients a rappeler, le tout reuni dans un PDF unique.
Vous ouvrez deja les caisses, vous controlez deja les DLC et l etat des colis avant de ranger en chambre froide. La seule chose que Retralot ajoute a ce geste, c est une photographie du bon de livraison et, si l etiquette du colis porte un numero de lot different, une photographie de l etiquette.
La lecture automatique extrait le fournisseur, la denomination, le numero de lot et la date limite de consommation, puis vous laisse corriger ce qui a ete mal lu. La ligne entre dans le registre horodatee, non modifiable ensuite, avec la photographie d origine attachee comme piece justificative.
Sur la formule Chaine du froid, vos grossistes et affineurs qui emettent des bons de livraison electroniques alimentent le registre sans aucune photographie : le lot est dans votre registre avant meme que la palette soit descendue du camion.
Les fonctions
Six mecanismes, un seul objectif : qu un rappel publie a Paris soit une action datee dans votre boutique avant midi.
Le jeu de donnees ouvert de RappelConso est relu toutes les quatre minutes. Chaque fiche est confrontee a votre profil de fournisseurs, de marques et de familles de produits par un appariement tolerant aux fautes de frappe et aux variantes de denomination.
Vous recevez un SMS et un courriel. Le message tient en deux lignes lisibles a bout de bras : produit, marque, motif du rappel, et le lien vers la fiche officielle.
Chaque reception enregistree recoit un horodatage et une empreinte qui rend toute modification posterieure detectable. C est ce qui distingue un registre opposable d un tableur que l on peut retoucher la veille d un controle.
Le registre couvre la tracabilite un pas en avant, un pas en arriere exigee par le paquet hygiene, et reste exportable en PDF pendant trois ans, meme apres la fin de l abonnement.
Une alerte seule ne suffit pas a decider. Le rapprochement compare le numero de lot publie et la periode de fabrication avec vos receptions, et vous dit si vous avez recu ce lot, quand, en quelle quantite et ce qu il en reste.
Trois etats sont affiches sans ambiguite : lot non recu, lot recu et encore en stock, lot recu et deja ecoule sur la periode.
L affichette de rappel reprend la mise en page attendue par les services de controle, avec la denomination, la marque, le lot, la DLC, le motif et la conduite a tenir par le consommateur. Elle sort en A4 et en A3.
Le courrier de notification est pre rempli avec les coordonnees de la DDPP de votre departement, vos references d etablissement et le detail du lot concerne.
A partir de vos commandes nominatives, de vos ventes au compte et de vos livraisons aux restaurateurs, l outil reconstitue la liste des personnes ayant achete le produit sur la periode de commercialisation du lot.
Chaque appel ou message envoye est coche et date dans le dossier, ce qui constitue la preuve de l information des consommateurs.
Le volet retrait rappel de votre plan de maitrise sanitaire est redige a votre nom, avec vos responsables designes, vos seuils de declenchement et vos coordonnees d autorite competente, puis mis a jour a chaque evolution reglementaire.
L exercice de retrait a blanc annuel se lance en une action et produit un compte rendu date a classer dans le registre, exactement ce que demande un guide de bonnes pratiques d hygiene.
Le resultat
Les fonctions decrivent l outil. Ce qui suit decrit votre journee.
Delai median entre la publication de la fiche officielle et le SMS recu en boutique, mesure sur les rappels des categories fromage, charcuterie et traiteur.
Duree moyenne entre la reception de l alerte et le dossier complet imprime, affichette posee sur la vitre et courrier de notification signe.
Aucune recopie de numero de lot dans un cahier. La photographie du bon de livraison devient la piece justificative et la ligne de registre en une seule operation.
Vos receptions, vos retraits et vos notifications restent consultables et exportables pendant toute la duree de conservation exigee, sans manipulation de votre part.
Au bout de douze mois, le tableau de bord fournisseurs affiche combien de fiches de rappel ont concerne chaque affineur, chaque salaisonnier et chaque grossiste avec lequel vous travaillez. Ce n est pas un classement moral, c est un chiffre que vous posez sur la table au moment de renegocier ou de choisir entre deux ateliers.
Beaucoup de nos utilisateurs decouvrent que deux ou trois references concentrent l essentiel de leurs alertes. Certains changent de fournisseur, d autres obtiennent des lots plus courts et une information directe en cas d autocontrole non conforme. Dans les deux cas, la discussion commence avec des dates et des numeros de lot, pas avec une impression.
Le veterinaire conseil qui redige votre plan de maitrise sanitaire recoit, s il le souhaite, un rapport trimestriel de tracabilite. Il arrive en visite en connaissant deja l etat de votre registre, et le temps de sa vacation passe sur des sujets utiles plutot que sur la reconstitution de vos livraisons.
Sur le terrain
Ce metier ne croit ni les promesses ni les moyennes. Il croit un collegue qui donne des heures.
Alerte a 9 h 12 un jeudi, sur un lot de morbier au lait cru. Lot identifie en vitrine a 9 h 20, deux meules entamees retirees a 9 h 40, affichette imprimee et scotchee sur la vitre dans la foulee, courrier a la DDPP parti a 10 h 05. Trois semaines plus tard, l inspecteur a demande le dossier, je lui ai imprime les huit pages devant lui. Il est reparti sans suite.
Ce que j ai gagne, ce n est pas du temps, c est de ne plus avoir de trou. Avant, mes bons de livraison etaient sur une planchette et finissaient dans un carton. Aujourd hui je photographie a la reception, ca me prend quinze secondes par caisse. Sur le dernier rappel de rillettes, j ai su en quatre minutes que le lot ne m avait jamais ete livre. Je n ai rien retire, et je peux le prouver.
Je redige des plans de maitrise sanitaire pour une trentaine de boutiques. Le volet retrait rappel est celui que personne ne tient a jour, parce qu il ne sert que le jour ou il sert. Un registre horodate et non modifiable, avec un exercice a blanc date chaque annee, change completement la tonalite d une inspection. J en recommande l usage a tous mes clients en lait cru.
Les formules
Etre prevenu ne doit rien couter a personne. Ce qui se facture, c est la preuve : le registre scelle, le rapprochement au lot et le dossier remis a l inspecteur.
Vous declarez vos fournisseurs, vos marques et vos familles de produits, vous recevez les alertes SMS et courriel. Sans registre, sans rapprochement au lot, sans dossier de retrait. Gratuit sans limite de duree, sans engagement, ouvert a tout commercant de bouche francais.
La cremerie, la charcuterie traiteur ou l epicerie fine a point de vente unique, qui veut prouver ce qu elle a retire et quand.
La maison de deux a cinq boutiques, dont le plan de maitrise sanitaire est controle et qui doit prouver un exercice de retrait annuel.
Au dela de cinq points de vente, avec plusieurs grossistes et affineurs et une direction qui veut une vue unique.
Prix hors taxes, par mois, sans engagement de duree, resiliables a la fin du mois en cours. La reprise de vos douze derniers mois de receptions et la mise en service sont comprises. Le passage d une formule a l autre se fait a tout moment, au prorata du mois entame.
Les questions
Non. En formule Alerte, la seule saisie est la declaration initiale de vos fournisseurs, de vos marques et de vos familles de produits, soit environ trois minutes. Ensuite, plus rien : la veille tourne et vous ne recevez un message que lorsqu un rappel publie correspond a votre profil.
En formule Registre et au dela, le seul geste ajoute est la photographie du bon de livraison au moment de la reception, dans le meme mouvement que le controle des DLC que vous faites deja. Il n existe aucun formulaire quotidien a remplir, aucun releve a valider le soir.
La fiche de rappel publiee sur RappelConso contient la denomination, la marque, le conditionnement, les numeros de lot et les dates limites concernees. Nous comparons ces elements aux receptions presentes dans votre registre, en tenant compte des variantes d ecriture d un meme lot d un bon de livraison a l autre.
Le resultat est affiche en trois etats sans nuance intermediaire : lot non recu, lot recu et encore en stock, lot recu et deja ecoule. Quand la lecture du numero de lot d origine etait incertaine, l outil le signale et vous demande de confirmer avant de declencher la procedure.
Elle reprend la structure et les rubriques du modele d affichette de rappel diffuse par les autorites : identification du produit, marque, references et numeros de lot, dates limites, motif du rappel, conduite a tenir par le consommateur et coordonnees du point de contact. Elle sort en A4 et en A3, en noir et en couleur.
Elle est datee, et sa date de pose comme sa date de retrait sont consignees dans le registre, ce qui permet de demontrer l affichage pendant un mois exige par la reglementation.
C est le cas le plus courant chez les affineurs et les petits salaisonniers, et c est pour cela que la photographie est la voie principale. Un cliche du feuillet carbone suffit, meme froisse, meme rose pale : la lecture extrait le fournisseur, les denominations, les numeros de lot et les DLC, puis vous corrigez ce qui a ete mal lu avant de valider.
L import automatique depuis les bons de livraison electroniques des grossistes existe en formule Chaine du froid, mais il n est jamais un prerequis. Une boutique en tout papier tient un registre parfaitement opposable.
La reglementation n impose aucun support particulier, elle impose de pouvoir presenter les informations de tracabilite et de demontrer les mesures prises. Un registre numerique horodate, dont chaque ligne porte une empreinte qui rend toute retouche detectable, et auquel sont attachees les photographies des documents d origine, remplit cette exigence mieux qu un classeur.
En pratique, ce qui compte devant l inspecteur est de sortir en quelques minutes une chronologie datee des actions et les pieces justificatives correspondantes. C est exactement ce que produit le dossier de retrait, en PDF, imprimable sur place.
La veille demarre le jour meme : la declaration des fournisseurs et des marques prend environ trois minutes et l alerte est active des la validation. Pour le registre, comptez une demi journee etalee sur la premiere semaine, le temps que les receptions courantes entrent naturellement dans le rythme de la boutique.
Si vous nous transmettez vos douze derniers mois de bons de livraison, nous les reprenons dans le registre avant la mise en service, sans supplement, quelle que soit la formule payante choisie.
Il reste consultable et exportable en PDF pendant les trois annees de conservation exigees, sans facturation. Vous pouvez egalement le telecharger integralement a tout moment, y compris les photographies des bons de livraison, dans un dossier compresse que vous conservez ou vous voulez.
Nous ne conditionnons jamais l acces a vos propres documents de tracabilite au maintien d un abonnement. Ce serait contraire a l obligation de conservation qui pese sur vous.
Le Carnet des Lots
Le magazine de Retralot decrit ce qu il faut faire quand un rappel tombe sur un lot passe par votre vitrine: le rapprochement avec vos bons de livraison, les obligations exactes du distributeur, et les documents que la DDPP demande ensuite.
La methode de rapprochement entre une fiche de rappel publiee et vos bons de livraison, du tri par fournisseur au numero de lot releve a la reception.
8 minutes de lecture
Ce que le reglement europeen impose vraiment au commerce de detail: retirer le lot, informer vos clients, prevenir la DDPP et conserver la preuve de chaque geste.
8 minutes de lecture
Les fautes de tracabilite que les inspecteurs relevent le plus souvent en cremerie et en charcuterie, ce qu elles declenchent, et la correction a apporter pour chacune.
8 minutes de lecture
Neuf articles, procedures et documents a produire
La mise en route
Dites nous ce que vous vendez et de qui vous l achetez. Nous vous rappelons pour caler le profil de veille avec vous, fournisseur par fournisseur, marque par marque, parce qu un profil mal regle produit soit des alertes inutiles, soit un silence dangereux.
Si vous voulez d abord voir a quoi ressemble un dossier de retrait complet, demandez une demonstration : nous rejouons devant vous un rappel reel sur une meule de morbier au lait cru, de l alerte SMS au PDF de huit pages.
Le service est concu et edite par Jimenez Julien. Voir la page de l auteur pour savoir ce qui a ete observe en boutique avant d ecrire la premiere ligne de cet outil.